Auftragsmanager/in (m/w/d )
Position: Auftragsmanager/in (m/w/d )
Stellenart: Teilzeit/ Vollzeit
Standort: Studio raumstation interior design
Bischofsheimer Weg 27 – 63075 Offenbach
Du hältst Projekte, Prozesse und Menschen zuverlässig zusammen.
Bei raumstation interior design entstehe maßgeschneiderte Interios für private Bauherrinnen und Bauherren im exklusiven Wohnsegment. Wir gestalten Villen, Häuser, Penthäuser und Wohnungen – im Neubau ebenso wie bei der grundlegenden Transformation besonderer Bestandsimmobilien. Unsere Projekte realisieren wir in Deutschland und im europäischen Ausland.
Damit aus einer präzisen Planung ein ebenso präzises realisiertes Interior wird, müssen zahlreiche kaufmännische, organisatorische und logistische Abläufe ineinandergreifen. Angebote und Verträge müssen vollständig vorbereitet, Stundenkontingente verlässlich überwacht, Bestellungen korrekt ausgelöst, Liefertermine auf den Baufortschritt abgestimmt und Rechnungen nachvollziehbar erstellt werden.
Als Auftragsmanager/in übernimmst du eine zentrale Rolle innerhalb dieser Prozesse. Du leitest und koordinierst die operative Auftragsabwicklung innerhalb unserer Unternehmensgruppe und sorgst dafür, dass interne und externe Teams, Bauherrschaft, Lieferanten, Hersteller, Handwerker, Monteure und weitere Dienstleister jederzeit auf einer verlässlichen Grundlage zusammenarbeiten können.
Der Schwerpunkt deiner Tätigkeit liegt bei raumstation interior design. Darüber hinaus übernimmst du einen wichtigen Verantwortungsbereich im Auftrags-, Bestell- und Liefermanagement für Toni Morello. Ergänzend unterstützt du Trailblazer Works bei ausgewählten internen Bestell- und Backoffice-Prozessen.
Deine Rolle bei raumstation interior design.
Im Bereich raumstation interior design steuerst du die kaufmännischen und organisatorischen Abläufe unserer Planungsprojekte. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, dem Vertrieb und unserer Planungsabteilung zusammen und behältst den Überblick über Angebote, Verträge, Leistungsstände, Stundenkontingente, Abrechnungen und offene Entscheidungen.
Dein Ziel ist es, die Planungsabteilung so zu unterstützen, dass unsere Projekte fachlich, zeitlich und wirtschaftlich auf Kurs bleiben. Dafür führst du die relevanten Übersichten, stellst vollständige Projektinformationen bereit und erkennst frühzeitig, wenn vereinbarte Leistungen, Budgets, Kontingente oder Termine gefährdet sind.
Angebote, Verträge und Projektanlage | Du übernimmst insbesondere:
die Erstellung, Prüfung, den Versand und die Nachverfolgung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Vertragsunterlagen;
die Abstimmung von Leistungsumfang, Honorargrundlage, Zahlungsplan, Projektphasen und kaufmännischen Rahmenbedingungen mit der Geschäftsführung, dem Vertrieb und der Planungsabteilung;
die vollständige Anlage und Pflege von Projekt-, Kunden- und Auftragsdaten in den eingesetzten Systemen und Übersichten;
die strukturierte Abbildung unterschiedlicher Vergütungsmodelle – von der Abrechnung nach Stundenaufwand über vereinbarte Honorare und Pauschalfestpreise bis zur prozentualen Honorarermittlung auf Grundlage der Bausumme oder einer vertraglich festgelegten Bezugsgröße;
die Prüfung, ob Leistungsumfang, Honorar, Stundenkontingente, Zahlungsbedingungen, Meilensteine, Nebenkosten und erforderliche Freigaben eindeutig und vollständig dokumentiert sind.
Stunden-, Leistungs- und Projektcontrolling
Du stellst sicher, dass der wirtschaftliche und organisatorische Projektstand jederzeit transparent bleibt. Dazu gehören:
das Führen und Überwachen von Stundenlisten, Leistungsständen, Projektübersichten und vereinbarten Stundenkontingenten;
der regelmäßige Soll-Ist-Abgleich zwischen vereinbartem Leistungsumfang, Projektfortschritt, erfassten Stunden und verfügbarem Restkontingent;
die Sicherstellung einer vollständigen, zeitnahen und nachvollziehbaren Zeiterfassung durch die beteiligten Mitarbeitenden;
die frühzeitige Information an Projektleitung und Geschäftsführung, wenn Stundenkontingente, Budgets oder Termine gefährdet sind;
die Vorbereitung geeigneter kaufmännischer Schritte, beispielsweise eines Zusatzangebots, Nachtrags oder einer Anpassung des Projektplans;
die Erstellung verlässlicher Übersichten und Entscheidungsgrundlagen, damit die Planungsabteilung fachlich, zeitlich und wirtschaftlich auf Kurs bleibt.
Rechnungsstellung und Kommunikation mit der Bauherrschaft
Du begleitest unsere Projekte auch kaufmännisch gegenüber unseren Bauherrinnen und Bauherren. Dabei übernimmst du:
die Erstellung und den Versand von Anzahlungs-, Abschlags-, Teilzahlungs- und Schlussrechnungen entsprechend dem vereinbarten Vertrag, Leistungsstand und Zahlungsplan;
die Prüfung der Rechnungsgrundlagen auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit;
die Berücksichtigung bereits geleisteter Zahlungen, freigegebener Zusatzleistungen und vertraglich vereinbarter Nachträge;
die verständliche und transparente Aufbereitung von Stundenaufstellungen, Leistungsständen und Abrechnungen;
die professionelle Kommunikation zu kaufmännischen und organisatorischen Fragen in Abstimmung mit der Projektleitung;
die Überwachung offener Freigaben, fälliger Rechnungen und erforderlicher Folgeschritte;
die vollständige Dokumentation der vertrags- und abrechnungsrelevanten Kommunikation.
Dein Verantwortungsbereich bei Toni Morello.
Für Toni Morello übernimmst du einen wesentlichen Teil des operativen Auftrags-, Beschaffungs- und Liefermanagements. Du bildest die Schnittstelle zwischen unserer Planungsabteilung, unseren Kunden, Herstellern, Lieferanten, Logistikpartnern, Handwerkern und Monteuren.
Nach Abschluss und Freigabe der Entwurfsplanung erhältst du von der Planungsabteilung eine vollständig geführte Produkt- und Bestellliste. Auf dieser Grundlage übernimmst du die kaufmännische, systemische und logistische Weiterbearbeitung.
Übernahme und Aufbereitung der Planungsdaten
Zu deinen Aufgaben gehören:
die Prüfung der übergebenen Excel- und Produktlisten auf Vollständigkeit, Plausibilität und Freigabestatus;
die Klärung fehlender Produktangaben, Ausführungen, Mengen, Maße, Preise oder Lieferinformationen mit der Planungsabteilung;
die Übertragung und Pflege der freigegebenen Daten in unserem Warenwirtschaftssystem SAP Business One;
die Sicherstellung, dass alle Informationen für Angebot, Vertrag, Bestellung, Lieferung und Abrechnung vollständig und nachvollziehbar vorliegen.
Angebote, Auftragsbestätigungen und Verträge
Auf Grundlage der freigegebenen Planung erstellst und koordinierst du:
Kundenangebote mit den ausgewählten Produkten, Mengen, Preisen und Konditionen;
Auftragsbestätigungen und Vertragsunterlagen;
Zahlungspläne und kaufmännische Projektinformationen;
die Nachverfolgung offener Angebote, Freigaben und Vertragsabschlüsse;
die vollständige und strukturierte Ablage aller verbindlichen Unterlagen;
die Rechnungsstellung gegenüber unseren Kunden vom Projektstart bis zur Schlussabrechnung.
Einkauf und Bestellmanagement
Nach Vertragsabschluss und Vorliegen der erforderlichen Freigaben startest und steuerst du den gesamten Bestellprozess. Dazu gehören:
das Auslösen von Bestellungen über unsere Lieferanten- und Herstellerstrukturen hinweg;
die Prüfung eingehender Auftragsbestätigungen auf Artikel, Ausführung, Material, Farbe, Maße, Menge, Preis, Rabatt, Lieferadresse, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen;
die Abstimmung technischer Details mit der Planungsabteilung, Herstellern, Lieferanten und ausführenden Partnern;
die Klärung von Abweichungen zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung;
die Nachverfolgung von Bestellstatus, Produktionszeiten, bestätigten Lieferterminen, Rückständen und Teilmengen;
die laufende Pflege aller relevanten Informationen in SAP Business One und den ergänzenden Projektübersichten;
die Überwachung der Lieferantenrechnungen und ihre korrekte Zuordnung zu den jeweiligen Kundenaufträgen und Projekten.
Du arbeitest dabei mit hoher Genauigkeit. Bereits kleine Abweichungen bei Maßen, Materialien, Farben, technischen Ausführungen oder Lieferterminen können wesentliche Auswirkungen auf den Projektablauf haben. Deshalb prüfst du Informationen sorgfältig, holst fehlende Freigaben ein und stellst sicher, dass Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Lieferung, Montage und Projektlogistik
Die Lieferung von Möbeln, Leuchten, Armaturen, Materialien und individuell gefertigten Elementen muss sich am tatsächlichen Baufortschritt orientieren. Du koordinierst deshalb:
Liefertermine auf Grundlage des Projektplans und des aktuellen Baufortschritts;
Auslieferungen, Zwischenlagerungen, Teil- und Direktlieferungen;
die Abstimmung mit Kunden, Projektleitung, Speditionen, Dienstleistern, Handwerkern und Monteuren vor Ort;
die Klärung von Lieferadresse, Zufahrt, Zugang, Ansprechpartnern, Entladebedingungen und Lagerkapazitäten;
die Prüfung, ob die Baustelle oder Immobilie zum vorgesehenen Zeitpunkt liefer- und montagebereit ist;
die Terminierung und Koordination erforderlicher Montageleistungen;
die Bearbeitung von Lieferverzögerungen, Fehlmengen, Falschlieferungen, Transportschäden, Reklamationen und Nachlieferungen.
Treten Abweichungen oder Probleme auf, wartest du nicht auf eine Eskalation. Du informierst die relevanten Beteiligten frühzeitig, stellst den Sachverhalt transparent dar und entwickelst gemeinsam mit den zuständigen internen und externen Partnern eine belastbare Lösung.
Dein ergänzender Verantwortungsbereich bei Trailblazer Works.
Für Trailblazer Works übernimmst du in einem kleineren Umfang interne Bestell- und Backoffice-Aufgaben. Dazu gehören insbesondere:
die Beschaffung von Bürobedarf, Lagerbedarf, Arbeitsmitteln und betrieblichen Hilfsmitteln;
die Aufnahme und Bündelung interner Bedarfe;
das Einholen erforderlicher Freigaben;
die wirtschaftliche und termingerechte Auslösung von Bestellungen;
die Überwachung von Lieferungen und Beständen;
die Zuordnung und strukturierte Ablage von Bestell- und Rechnungsunterlagen;
die Kommunikation mit internen Ansprechpartnern und externen Lieferanten;
die Bearbeitung von Abweichungen, Fehlmengen und Reklamationen.
Prozesse, Wissen und Digitalisierung.
Wir verstehen Auftragsmanagement nicht als reine Verwaltung bestehender Abläufe.
Du sollst Prozesse aktiv mitdenken, weiterentwickeln und so aufbauen, dass sie für andere nachvollziehbar, skalierbar und verlässlich anwendbar sind.
Dazu gehören:
die Analyse bestehender Auftrags-, Bestell-, Abrechnungs- und Backoffice-Prozesse;
die Identifikation von Schnittstellenproblemen und Optimierungsmöglichkeiten;
die Standardisierung wiederkehrender Abläufe, Freigaben und Kontrollpunkte;
die Erstellung und Pflege von Prozessbeschreibungen, Flussdiagrammen, Checklisten, Vorlagen, Handbüchern, Leitfäden und Skripten;
der Aufbau und die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Unternehmens-Wissensdatenbank;
die Erstellung verständlicher Videotutorials, beispielsweise mit Loom;
die Mitarbeit an einem strukturierten und verlässlichen Onboarding-Prozess;
die Entwicklung von Onboarding-Unterlagen, Prozessübersichten und Schulungsinhalten für neue Mitarbeitende;
die sinnvolle Digitalisierung und Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.
Du arbeitest sicher mit Microsoft 365, insbesondere mit Teams, SharePoint und Planner. SAP Business One ist ein wesentliches System für das Auftrags- und Bestellmanagement. Digitale Werkzeuge und KI setzt du verantwortungsvoll ein, um Informationen besser zu strukturieren, Abläufe effizienter zu gestalten und die Qualität deiner Arbeit kontinuierlich zu erhöhen.
Was du mitbringst.
Du passt zu uns, wenn du Verantwortung nicht nur übernimmst, sondern aktiv gestaltest.
Du wartest nicht darauf, dass Probleme sichtbar werden, sondern erkennst Zusammenhänge frühzeitig und schaffst Orientierung für alle Beteiligten.
Fachlich bringst du idealerweise mit:
eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation;
Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung, im Projekt- oder Backoffice-Management, im Einkauf, in der Logistik, im Supply Chain Management oder in einem vergleichbaren Bereich;
ein ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis und Sicherheit im Umgang mit Angeboten, Verträgen, Rechnungen, Zahlungsplänen und Budgets;
Erfahrung in der Steuerung von Kundenaufträgen und in der Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern;
ein gutes Verständnis für Einkaufs-, Bestell-, Liefer- und Abrechnungsprozesse;
Sicherheit im Umgang mit Microsoft 365, Teams, SharePoint und Planner;
idealerweise Kenntnisse in SAP Business One, SAP MARIProject oder einem vergleichbaren Warenwirtschafts- beziehungsweise Projektmanagementsystem;
sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
Persönlich zeichnen dich aus:
eine sehr strukturierte, genaue und vorausschauende Arbeitsweise;
ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit;
ein hohes Verantwortungsbewusstsein und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen;
klare, professionelle und wertschätzende Kommunikation;
ein ausgeprägter Servicegedanke gegenüber unseren Bauherrinnen und Bauherren sowie unseren internen und externen Partnern;
die Fähigkeit, auch bei parallelen Vorgängen Prioritäten zu setzen und verlässlich zu handeln;
eine lösungsorientierte Haltung und die Bereitschaft, Probleme aktiv zu klären;
Offenheit gegenüber neuen Technologien, digitalen Werkzeugen und KI-gestützten Arbeitsweisen;
Teamgeist, Eigeninitiative und der Anspruch, den eigenen Verantwortungsbereich kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Was du mitbringst.
Du passt zu uns, wenn du Verantwortung nicht nur übernimmst, sondern aktiv gestaltest.
Du wartest nicht darauf, dass Probleme sichtbar werden, sondern erkennst Zusammenhänge frühzeitig und schaffst Orientierung für alle Beteiligten.
Fachlich bringst du idealerweise mit:
eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation;
Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung, im Projekt- oder Backoffice-Management, im Einkauf, in der Logistik, im Supply Chain Management oder in einem vergleichbaren Bereich;
ein ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis und Sicherheit im Umgang mit Angeboten, Verträgen, Rechnungen, Zahlungsplänen und Budgets;
Erfahrung in der Steuerung von Kundenaufträgen und in der Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern;
ein gutes Verständnis für Einkaufs-, Bestell-, Liefer- und Abrechnungsprozesse;
Sicherheit im Umgang mit Microsoft 365, Teams, SharePoint und Planner;
idealerweise Kenntnisse in SAP Business One, SAP MARIProject oder einem vergleichbaren Warenwirtschafts- beziehungsweise Projektmanagementsystem;
sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Persönlich zeichnen dich aus:
eine sehr strukturierte, genaue und vorausschauende Arbeitsweise;
ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit;
ein hohes Verantwortungsbewusstsein und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen;
klare, professionelle und wertschätzende Kommunikation;
ein ausgeprägter Servicegedanke gegenüber unseren Bauherrinnen und Bauherren sowie unseren internen und externen Partnern;
die Fähigkeit, auch bei parallelen Vorgängen Prioritäten zu setzen und verlässlich zu handeln;
eine lösungsorientierte Haltung und die Bereitschaft, Probleme aktiv zu klären;
Offenheit gegenüber neuen Technologien, digitalen Werkzeugen und KI-gestützten Arbeitsweisen;
Teamgeist, Eigeninitiative und der Anspruch, den eigenen Verantwortungsbereich kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Eine Rolle, die sich mit unserem Unternehmen weiterentwickelt.
Die beschriebenen Aufgaben bilden den aktuellen Schwerpunkt der Position, sind jedoch nicht abschließend. Unsere Projekte, Systeme, Prozesse und Unternehmensstrukturen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Damit entstehen auch neue Aufgaben und Verantwortungsbereiche.
Wir suchen deshalb eine Persönlichkeit, die bereit ist, neben den beschriebenen Kernaufgaben auch weitere kaufmännische, organisatorische und operative Tätigkeiten zu übernehmen. Dazu können neue Aufgaben innerhalb des Auftragsmanagements, des Backoffice oder angrenzender Unternehmensbereiche gehören.
Du arbeitest dich selbstständig in neue Themen ein, hilfst dabei, bislang nicht oder nur teilweise definierte Abläufe zu strukturieren, und unterstützt dort, wo deine Kompetenz und Kapazität innerhalb der Unternehmensgruppe sinnvoll eingesetzt werden können. Eine flexible und bedarfsgerechte Aufgabenverteilung ist für uns ein wichtiger Bestandteil dieser Position.
Dabei bleibt die Gewichtung klar: Dein fachlicher Schwerpunkt liegt im Auftragsmanagement von raumstation interior design.
Das Auftrags-, Bestell- und Liefermanagement für Toni Morello bildet einen weiteren wesentlichen Bestandteil deiner Rolle. Die Aufgaben für Trailblazer Works und zusätzliche Backoffice-Tätigkeiten ergänzen deinen Verantwortungsbereich in einem kleineren Umfang.
Was dich bei uns erwartet.
Dich erwartet eine verantwortungsvolle Position an einer zentralen Schnittstelle unseres Unternehmens. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, der Planungsabteilung und unseren externen Partnern zusammen und erhältst einen umfassenden Einblick in die Entwicklung und Realisierung hochwertiger Interior-Design-Projekte.
Deine Arbeit schafft die organisatorische und kaufmännische Grundlage dafür, dass aus anspruchsvollen Entwürfen verlässlich realisierte Räume entstehen. Du erhältst den notwendigen Gestaltungsspielraum, um Abläufe zu verbessern, Strukturen aufzubauen und deinen Verantwortungsbereich gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln.
Wir suchen keine Person, die lediglich Vorgänge verwaltet. Wir suchen eine Persönlichkeit, die Zusammenhänge erkennt, Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass Qualität nicht dem Zufall überlassen bleibt.
Rahmenbedingungen
Position: Auftragsmanager/in (m/w/d)
Umfang: Teilzeit/ Vollzeit
Standort: Studio raumstation interior design, Bischofsheimer Weg 27, 63075 Offenbach am Main
Start: ab sofort oder nach Vereinbarung
Vertragsart: Festanstellung
Gehaltsrahmen | Teilzeit: 18.750 - 22.500 EUR brutto pro Jahr, abhängig von Erfahrung, Qualifikation und Verantwortungsumfang
Gehaltsrahmen | Volllzeit: 37.500–45.000 EUR brutto pro Jahr, abhängig von Erfahrung, Qualifikation und Verantwortungsumfang
Dein Bewerbungsprozess.
Sende uns bitte deinen Lebenslauf, relevante Zeugnisse und deinen möglichen Startzeitpunkt per E-Mail an:
Ein klassisches Anschreiben benötigen wir nicht. Uns ist jedoch wichtig zu erkennen, wie intensiv du dich mit raumstation interior design, unserer Arbeitsweise und der ausgeschriebenen Rolle auseinandergesetzt hast.
Schreib uns deshalb bitte einige kurze, aber konkrete Zeilen dazu:
warum dich eine verantwortungsvolle Schnittstellenposition im Auftragsmanagement eines Interior-Design-Studios interessiert;
was dich an raumstation interior design, unserer Haltung und der Art unserer Projekte anspricht;
welche kaufmännischen, organisatorischen, kommunikativen oder digitalen Fähigkeiten du besonders einbringen möchtest;
welche Erfahrungen du in der Auftragsabwicklung, im Einkauf, in der Rechnungsstellung, im Projektcontrolling oder in der Koordination von Lieferanten und Dienstleistern mitbringst;
wie du Verbindlichkeit, Genauigkeit, vorausschauende Organisation und professionelle Kommunikation gegenüber anspruchsvollen Bauherrinnen und Bauherren verstehst;
wie du digitale Werkzeuge, Warenwirtschaftssysteme oder KI bereits nutzt, um Abläufe transparenter, sicherer und effizienter zu gestalten.
Diese kurze Einordnung hilft uns, neben deinem Lebenslauf auch deine Haltung, dein Verständnis für die Position und deine Art zu denken und zu arbeiten kennenzulernen.
Gleichbehandlung und Datenschutz
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer oder sozialer Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung, geschlechtlicher Identität oder Lebensmodell. Entscheidend sind deine Qualifikation, deine Haltung, deine Arbeitsweise und die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.
Informationen zur Verarbeitung deiner Bewerbungsdaten findest du in unserer Datenschutzerklärung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Bewerbungen findet nicht statt.
FAQ
1. Wie verteilt sich die Position zwischen raumstation interior design, Toni Morello und Trailblazer Works?
raumstation interior design ist die Hauptmarke unserer Unternehmensgruppe und der zentrale Ausgangspunkt aller Kunden- und Interior-Design-Projekte. Die Zusammenarbeit beginnt unmittelbar zwischen unseren privaten Bauherrinnen und Bauherren beziehungsweise Auftraggebern und raumstation interior design. Hier entstehen die innenarchitektonische Planung, der Entwurf und die Auswahl von Materialien, Möbeln, Leuchten und weiteren Produkten.
Bei Projekten, die wir über die Entwurfsplanung hinaus bis zur Projektabwicklung begleiten, übernimmt unsere Tochtergesellschaft Toni Morello die gesamte kaufmännische Material- und Produktbeschaffung. Dazu gehören der Einkauf bei Herstellern und Lieferanten in Deutschland und im europäischen Ausland, die Auftragsabwicklung, die Koordination der Lieferungen sowie die Abrechnung der Waren. In diesem Bereich liegt der operative Schwerpunkt der Position.
Trailblazer Works ist unsere interne Verwaltungs- und Servicegesellschaft. Sie tritt gegenüber unseren Bauherrinnen und Bauherren nicht nach außen auf. Die Position unterstützt Trailblazer Works ausschließlich bei ausgewählten internen Bestell-, Verwaltungs- und Backoffice-Aufgaben.
Die Gewichtung ist damit klar: raumstation interior design bildet den gestalterischen und organisatorischen Rahmen, Toni Morello den operativen Schwerpunkt im Auftrags- und Beschaffungsmanagement und Trailblazer Works einen ergänzenden internen Aufgabenbereich.
2. Warum liegt der operative Schwerpunkt bei Toni Morello, obwohl die Stelle bei raumstation interior design ausgeschrieben ist?
Der größte operative Anteil des Auftragsmanagements entsteht jedoch anschließend bei unserer Tochtergesellschaft Toni Morello. Der Grund dafür liegt in der Komplexität der Material- und Produktbeschaffung für individuelle Interior-Design-Projekte. Für ein einzelnes Projekt werden Möbel, Leuchten, Textilien, Naturstein, Einbauten, Armaturen, Accessoires und weitere Ausstattungsprodukte bei zahlreichen Herstellern, Manufakturen, Lieferanten und Dienstleistern in Deutschland und im europäischen Ausland beschafft. Dabei entstehen viele parallel laufende Bestell-, Liefer- und Abstimmungsprozesse.
Nach Abschluss und Freigabe der Planung übergibt die Planungsabteilung von raumstation interior design die ausgewählten Produkte und Materialien an das Auftragsmanagement. Anschließend beginnt bei Toni Morello die vollständige kaufmännische und logistische Projektabwicklung. Dazu gehören insbesondere:
die Prüfung der übergebenen Produkt- und Bestelllisten auf Vollständigkeit;
die Klärung von Ausführungen, Materialien, Farben, Maßen, Mengen, Preisen und Lieferzeiten;
die Erstellung von Kundenangeboten, Auftragsbestätigungen und Zahlungsplänen;
die Bestellung bei den jeweiligen Herstellern, Manufakturen und Lieferanten;
die Prüfung und Nachverfolgung sämtlicher Auftragsbestätigungen;
die laufende Überwachung von Produktionszeiten, Lieferterminen, Teil- und Nachlieferungen;
die Koordination von Speditionen, Zwischenlagerungen, Handwerkern, Monteuren und weiteren Dienstleistern vor Ort;
die Bearbeitung von Abweichungen, Lieferverzögerungen, Transportschäden, Reklamationen und Ersatzlieferungen;
die Rechnungsstellung und der kaufmännische Abschluss des Handelsauftrags.
Das Auftragsmanagement bildet dabei eine zentrale Schnittstelle. Es kommuniziert fortlaufend mit der Planungsabteilung von raumstation interior design, den nationalen und internationalen Lieferanten, den beteiligten Handwerkern und Dienstleistern sowie unseren Kundinnen und Kunden beziehungsweise privaten Bauherrinnen und Bauherren. Alle Beteiligten müssen zur richtigen Zeit über Bestellstände, Liefertermine, Abweichungen und erforderliche Entscheidungen informiert sein.
Aufseiten von raumstation interior design konzentriert sich die kaufmännische Abwicklung dagegen auf die Planungsleistungen. Dazu gehören vor allem Angebote und Verträge, die Projektanlage, die Überwachung von Stundenkontingenten und Leistungsständen sowie die Rechnungsstellung. Dieser Bereich ist wichtig, verursacht im Vergleich zur vielschichtigen Warenbeschaffung und Lieferkoordination jedoch einen deutlich geringeren operativen Aufwand.
Deshalb liegt der Hauptanteil der Position im Auftrags-, Beschaffungs- und Liefermanagement von Toni Morello – auch wenn raumstation interior design als Hauptmarke den übergeordneten Rahmen der Tätigkeit bildet.
3. Welche Aufgaben erwarten mich im Arbeitsalltag konkret?
Der Arbeitsalltag im Auftragsmanagement ist abwechslungsreich und wird durch den jeweiligen Stand unserer Interior-Design-Projekte bestimmt. Im Mittelpunkt steht die zuverlässige kaufmännische und organisatorische Steuerung zahlreicher parallel laufender Aufträge, Bestellungen und Lieferprozesse.
Ein typischer Arbeitstag beginnt mit der Prüfung der aktuellen Vorgänge: Welche Angebote und Freigaben stehen noch aus? Welche Bestellungen müssen ausgelöst werden? Sind neue Auftragsbestätigungen eingegangen? Haben sich Produktions- oder Liefertermine verändert? Gibt es Rückfragen von Herstellern, Dienstleistern, der Planungsabteilung oder unseren Bauherrinnen und Bauherren?
Ergänzend unterstützt du das kaufmännische Projektmanagement von raumstation interior design. Dazu gehören die Vorbereitung von Angeboten und Vertragsunterlagen für Planungsleistungen, die Überwachung von Stundenkontingenten und Leistungsständen sowie die projektbezogene Rechnungsstellung. Für Trailblazer Works übernimmst du in kleinerem Umfang interne Bestell- und Backoffice-Aufgaben.
Neben dem operativen Tagesgeschäft wirkst du daran mit, unsere Prozesse weiterzuentwickeln. Du erstellst Checklisten, Vorlagen, Prozessbeschreibungen und Anleitungen, pflegst unsere Wissensdatenbank und identifizierst Möglichkeiten zur Digitalisierung und Automatisierung wiederkehrender Abläufe.
Der Arbeitsalltag ist damit nicht ausschließlich administrativ. Die Position verbindet Auftragsmanagement, Einkauf, Lieferkoordination, Projektcontrolling und Kommunikation. Sie eignet sich für Menschen, die viele parallele Vorgänge strukturiert steuern, frühzeitig Handlungsbedarf erkennen und auch bei kurzfristigen Veränderungen den Überblick behalten.
4. Wie arbeiten Auftragsmanagement, Planungsabteilung, Geschäftsführung und Vertrieb zusammen?
Das Auftragsmanagement ist die zentrale kaufmännische und organisatorische Schnittstelle zwischen Vertrieb, Geschäftsführung, Planungsabteilung und den beteiligten Gesellschaften. Es sorgt dafür, dass aus einer vertrieblichen Vereinbarung ein vollständig dokumentierter Auftrag und aus einer freigegebenen Interior-Design-Planung ein verlässlich abgewickelter Beschaffungsprozess wird.
Zusammenarbeit mit dem Vertrieb
Sobald sich eine konkrete vertriebliche Möglichkeit ergibt, übermittelt der Vertrieb alle relevanten Informationen an das Auftragsmanagement. Abhängig von der angefragten Leistung bereitest du die Angebote, Auftragsbestätigungen oder Verträge für raumstation interior design beziehungsweise Toni Morello vollständig und unterschriftsreif vor.
Für die Planungsleistungen von raumstation interior design stellt der Vertrieb insbesondere Informationen zum Auftraggeber, zur Immobilie, zum geplanten Leistungsumfang, zum Honorar- oder Abrechnungsmodell, zu den Projektphasen, zum Zeitrahmen und zu den vereinbarten Zahlungsbedingungen bereit.
Das Auftragsmanagement prüft diese Angaben, klärt offene Punkte und überführt sie in die vorgesehenen Angebots- und Vertragsunterlagen. Dabei sind Zuverlässigkeit, Präzision und eine zügige Bearbeitung besonders wichtig. Vertriebliche Chancen entstehen häufig innerhalb eines begrenzten Zeitfensters. Die notwendigen Unterlagen müssen deshalb kurzfristig verfügbar sein, ohne dass Vollständigkeit, kaufmännische Sorgfalt oder vertragliche Qualität darunter leiden.
Nach der Freigabe durch die zuständigen internen Ansprechpartner koordinierst du den Versand, verfolgst offene Rückmeldungen und Unterschriften nach und sorgst dafür, dass der Auftrag vollständig in den eingesetzten Systemen angelegt und dokumentiert wird.
Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Die Geschäftsführung gibt die wesentlichen kaufmännischen und vertraglichen Rahmenbedingungen vor. Sie wird insbesondere dann einbezogen, wenn Leistungen, Preise, Zahlungsbedingungen, Haftungsfragen oder individuelle Vertragsregelungen von den definierten Standards abweichen.
Das Auftragsmanagement bereitet hierfür vollständige und belastbare Entscheidungsgrundlagen vor. Ziel ist es, offene Punkte frühzeitig sichtbar zu machen und Entscheidungen so zu dokumentieren, dass Vertrieb, Planung und Auftragsabwicklung anschließend auf einer eindeutigen Grundlage weiterarbeiten können.
Zusammenarbeit mit der Planungsabteilung
Während raumstation interior design die innenarchitektonische Planung und Produktauswahl verantwortet, übernimmt Toni Morello nach der Freigabe die kaufmännische Material- und Produktbeschaffung.
Die zentrale Schnittstelle zwischen beiden Bereichen ist die Produkt- und Artikelliste. Die Planungsabteilung übergibt dem Auftragsmanagement von Toni Morello eine sorgfältig geführte Liste mit den ausgewählten Produkten, Herstellern, Ausführungen, Materialien, Farben, Maßen, Mengen und weiteren projektrelevanten Angaben.
Diese Unterlagen sind in der Regel so vollständig vorbereitet, dass ein nahtloser Übergang von der Interior-Design-Planung in die kaufmännische Auftragsabwicklung möglich ist. Dennoch bleibt die enge Kommunikation mit der Planungsabteilung während des gesamten Beschaffungsprozesses wichtig. Rückfragen oder Abweichungen können beispielsweise entstehen, wenn:
Hersteller technische Angaben ergänzen oder eine Ausführung nicht mehr verfügbar ist;
Preise, Lieferzeiten, usw. von den ursprünglichen Informationen abweichen;
Sonderanfertigungen zusätzliche Freigaben erfordern;
Lieferanten Alternativprodukte oder geänderte Materialien vorschlagen;
Maße, Mengen, Lieferbedingungen oder Montageanforderungen nochmals geprüft werden müssen.
Das Auftragsmanagement klärt diese Punkte unmittelbar mit der Planungsabteilung, bevor ein Angebot erstellt, eine Bestellung ausgelöst oder eine Änderung gegenüber dem Kunden kommuniziert wird.
Der gemeinsame Prozess
Die Zusammenarbeit folgt damit einer klaren Abfolge:
Der Vertrieb qualifiziert die Anfrage und übermittelt die vereinbarten Eckdaten.
Das Auftragsmanagement erstellt die Angebote, Auftragsbestätigungen oder Verträge für die jeweilige Gesellschaft.
Die Geschäftsführung prüft und entscheidet bei individuellen oder vom Standard abweichenden Vereinbarungen.
Die Planungsabteilung von raumstation interior design entwickelt und finalisiert die innenarchitektonische Planung und Produktauswahl.
Nach der Freigabe übergibt die Planungsabteilung die vollständige Artikelliste an das Auftragsmanagement von Toni Morello.
Toni Morello übernimmt die Angebotserstellung für die Waren, die Bestellung, die Lieferkoordination, die Kommunikation mit den beteiligten Partnern und die kaufmännische Abrechnung.
Das Auftragsmanagement begleitet somit den gesamten Weg von der vertrieblichen Möglichkeit über den Vertragsabschluss bis zur Beschaffung und Lieferung. Es hält die Informationen zwischen allen Beteiligten zusammen und stellt sicher, dass Entscheidungen, Freigaben und Verantwortlichkeiten jederzeit klar und nachvollziehbar bleiben.
5. Welche Verantwortung übernehme ich eigenständig – und welche Entscheidungen werden gemeinsam getroffen?
Im Auftragsmanagement übernimmst du die eigenständige Verantwortung für deine Aufgaben, Termine und offenen Vorgänge. Du organisierst deinen Verantwortungsbereich vorausschauend, setzt klare Prioritäten und stellst sicher, dass vereinbarte To-dos und Deadlines zuverlässig eingehalten werden.
Zu deiner eigenständigen Verantwortung gehören insbesondere:
die vollständige und fristgerechte Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen;
die sorgfältige Prüfung aller kaufmännischen, produktbezogenen und logistischen Angaben;
die korrekte Bestellung der freigegebenen Waren bei Herstellern, Manufakturen und Lieferanten;
die Prüfung von Auftragsbestätigungen auf Artikel, Ausführung, Material, Farbe, Maße, Menge, Preis und Lieferbedingungen;
die laufende Überwachung von Produktions- und Lieferterminen;
die Koordination von Lieferungen, Speditionen, Lagerpartnern und beteiligten Dienstleistern;
die Sicherstellung, dass die richtigen Waren in der freigegebenen Ausführung, Menge und Qualität an den vorgesehenen Lieferort gelangen;
die Nachverfolgung offener Freigaben, Rückfragen, Reklamationen und Nachlieferungen;
die vollständige und nachvollziehbare Dokumentation von Entscheidungen, Änderungen und Projektständen.
Eigenverantwortung bedeutet bei uns nicht, jede Entscheidung allein zu treffen. Ein wesentlicher Teil deiner Verantwortung besteht darin, Abweichungen frühzeitig zu erkennen, ihre Auswirkungen einzuschätzen und die richtigen Personen rechtzeitig einzubeziehen.
Gemeinsam mit der Planungsabteilung, der Projektleitung oder der Geschäftsführung werden insbesondere Entscheidungen getroffen, die:
vom definierten Standard oder vom freigegebenen Leistungsumfang abweichen;
den vereinbarten beziehungsweise intern festgelegten Budget- oder Freigaberahmen überschreiten;
Änderungen an Produkten, Materialien, Ausführungen oder Maßen betreffen;
Auswirkungen auf Gestaltung, Funktion, technische Umsetzbarkeit, Kosten oder Projekttermine haben;
zusätzliche Leistungen, Nachträge oder individuelle vertragliche Regelungen erfordern;
eine verbindliche Abstimmung mit Bauherrinnen und Bauherren notwendig machen.
Technische Zeichnungen, Werkstattplanungen und maßrelevante Sonderanfertigungen werden grundsätzlich nicht von einer einzelnen Person freigegeben. Die Prüfung und Freigabe erfolgt immer nach dem Vier-Augen-Prinzip, bei besonders komplexen oder weitreichenden Entscheidungen teilweise nach dem Sechs-Augen-Prinzip. So werden gestalterische, technische und kaufmännische Aspekte gemeinsam berücksichtigt.
Du trägst dabei die Verantwortung dafür, dass die erforderlichen Unterlagen vollständig vorliegen, die zuständigen Personen rechtzeitig eingebunden werden und keine Bestellung vor der dokumentierten Freigabe ausgelöst wird.
Die Position verbindet damit einen hohen Grad an Eigenständigkeit mit klar definierten Kontroll- und Freigabeprozessen. Du steuerst deine Vorgänge selbstständig, entscheidest innerhalb des vereinbarten Rahmens und holst bei Abweichungen oder weitreichenden Konsequenzen rechtzeitig eine gemeinsame Entscheidung ein.
6. Welche Erfahrungen und fachlichen Kenntnisse sollte ich für die Position mitbringen?
Für die Position im Auftragsmanagement solltest du eine kaufmännische Ausbildung, ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringen. Entscheidend ist ein ausgeprägtes Verständnis für kaufmännische Abläufe sowie Erfahrung darin, mehrere Vorgänge strukturiert, sorgfältig und termingerecht zu steuern.
Besonders relevant sind praktische Erfahrungen in einem oder mehreren der folgenden Bereiche:
Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement;
Einkauf, Beschaffung oder Warenwirtschaft;
Angebots-, Vertrags- und Rechnungswesen;
Lieferanten- und Bestellmanagement;
Logistik, Liefer- und Montagekoordination;
Projektmanagement oder Projektcontrolling;
Backoffice- oder Schnittstellenmanagement;
Zusammenarbeit mit Kundinnen und Kunden sowie externen Dienstleistern.
Du solltest Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Lieferantenbelege und Rechnungen sicher prüfen und bearbeiten können. Dazu gehört, Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen, Mengen, Liefertermine und sämtliche Produktangaben sorgfältig miteinander abzugleichen.
Im Auftragsmanagement können bereits kleine Fehler bei Artikelnummern, Maßen, Materialien, Farben, Mengen, Lieferadressen oder Terminen erhebliche finanzielle und organisatorische Auswirkungen haben. Deshalb erwarten wir eine sehr präzise Arbeitsweise und ein ausgeprägtes Bewusstsein für die Tragweite der eigenen Entscheidungen.
Erfahrung im Interior Design, in der Innenarchitektur oder im hochwertigen Möbel- und Einrichtungsbereich ist hilfreich, aber keine zwingende Voraussetzung. Wichtiger ist, dass du ein Verständnis für individuelle Produkte, unterschiedliche Materialien, Sonderanfertigungen und die besonderen Anforderungen projektbezogener Beschaffungsprozesse entwickelst.
Eigeninitiative und handlungsorientierte Kommunikation
Für diese Position sind ausgeprägte, handlungsorientierte Kommunikationsfähigkeiten wesentlich. Du solltest Informationen nicht nur weiterleiten, sondern Vorgänge aktiv steuern, die nächsten erforderlichen Schritte erkennen und selbstständig voranbringen.
Dazu gehört insbesondere:
fehlende Informationen und Freigaben proaktiv einzuholen;
bei offenen Angeboten, Bestellungen, Lieferterminen und Entscheidungen verbindlich nachzufassen;
Verantwortlichkeiten und nächste Schritte eindeutig zu formulieren;
Gesprächsergebnisse und Vereinbarungen schriftlich festzuhalten;
Abweichungen oder Risiken frühzeitig zu erkennen und anzusprechen;
lösungsorientiert zu kommunizieren und geeignete Handlungsoptionen vorzubereiten;
Vorgänge konsequent bis zur vollständigen Klärung zu verfolgen.
Du wartest nicht darauf, dass andere Beteiligte erneut auf einen offenen Punkt hinweisen. Du hältst den Vorgang im Blick, setzt erforderliche Wiedervorlagen und sorgst dafür, dass aus einer Abstimmung eine nachvollziehbare Entscheidung und anschließend eine konkrete Handlung entsteht.
Struktur und nachvollziehbare Dokumentation
Eine vollständige und saubere Dokumentation ist ein zentraler Bestandteil der Position. Alle relevanten Informationen, Abstimmungen, Freigaben, Änderungen und Entscheidungen müssen intern und extern nachvollziehbar festgehalten werden.
Dazu gehören insbesondere:
eine vollständige und aktuelle Datenpflege in den eingesetzten Systemen;
die strukturierte Ablage von Angeboten, Verträgen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen;
die Dokumentation telefonischer oder persönlicher Vereinbarungen;
die nachvollziehbare Erfassung von Freigaben und Änderungen;
die Pflege von Statusübersichten, Wiedervorlagen und offenen Punkten;
eine eindeutige Zuordnung von Kunden-, Projekt-, Lieferanten- und Produktinformationen.
Das Ziel ist, dass der aktuelle Stand eines Vorgangs jederzeit auch für andere Teammitglieder verständlich und prüfbar ist. Wissen darf nicht ausschließlich bei einer einzelnen Person oder in privaten Notizen verbleiben.
Digitale und sprachliche Kenntnisse
Im Umgang mit digitalen Systemen erwarten wir insbesondere:
sehr gute Kenntnisse in Microsoft Teams und Outlook;
einen strukturierten und sicheren Umgang mit Microsoft 365;
fundierte Excel-Kenntnisse, die über die grundlegende Tabellenbearbeitung hinausgehen;
idealerweise Erfahrung mit SAP Business One oder einem vergleichbaren ERP- beziehungsweise Warenwirtschaftssystem;
ein grundlegendes Verständnis für CRM-Systeme wie HubSpot;
Offenheit für den täglichen und verantwortungsvollen Einsatz von KI, insbesondere ChatGPT.
Für die Zusammenarbeit mit unseren nationalen und internationalen Herstellern, Lieferanten und Dienstleistern sind sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich.
Du musst nicht jedes eingesetzte System und jeden unserer Abläufe bereits vollständig kennen. Wichtig ist, dass du eine belastbare kaufmännische Grundlage, eine hohe Eigeninitiative und einen sehr sorgfältigen Arbeitsstil mitbringst.
Du solltest bereit sein, Verantwortung zu übernehmen, Prozesse aktiv voranzubringen und deinen eigenen Arbeitsstand jederzeit transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren.
7. Mit welchen Systemen und digitalen Werkzeugen wird gearbeitet – und sind SAP-Kenntnisse erforderlich?
Unsere Hardware-Infrastruktur basiert auf Apple-Produkten. Im Studio arbeiten wir überwiegend mit Mac-Computern und macOS; ergänzend kommen iPhones und iPads mit iOS beziehungsweise iPadOS zum Einsatz. Erfahrung mit Apple-Geräten ist hilfreich, aber keine zwingende Voraussetzung.
Für das Auftragsmanagement nutzen wir insbesondere SAP Business One, HubSpot und die Anwendungen von Microsoft 365. SAP Business One für Auftragsmanagement und Warenwirtschaft. SAP Business One ist das zentrale ERP-System für unsere kaufmännischen und warenwirtschaftlichen Prozesse.
Hier werden insbesondere folgende Vorgänge abgebildet:
Kunden-, Lieferanten-, Artikel- und Projektstammdaten;
Angebote, Auftragsbestätigungen und Verträge;
Kundenaufträge und Bestellungen bei Lieferanten;
Einkaufs- und Verkaufsprozesse;
Lieferungen, Belege und Rechnungen;
Zahlungspläne und kaufmännische Auftragsstände;
die Dokumentation und Nachverfolgung der jeweiligen Vorgänge.
Kenntnisse in SAP Business One sind ideal, aber keine zwingende Voraussetzung. Wichtig ist, dass du bereits Erfahrung mit einem vergleichbaren ERP-, Warenwirtschafts- oder Auftragsmanagementsystem mitbringst und dich sicher in strukturierte kaufmännische Prozesse einarbeiten kannst. Entscheidend sind ein gutes Prozessverständnis, eine sorgfältige Datenpflege und die Bereitschaft, SAP Business One im Arbeitsalltag verbindlich zu nutzen.
HubSpot für Vertrieb und Kundenbeziehungen
HubSpot nutzen wir als CRM-System für die strukturierte Erfassung und Begleitung von Kontakten, Anfragen und vertrieblichen Vorgängen. An der Schnittstelle zwischen Vertrieb und Auftragsmanagement stellst du sicher, dass die für Angebote, Verträge und die weitere Projektanlage erforderlichen Informationen vollständig übergeben und in die nachfolgenden Prozesse überführt werden.
Microsoft 365 für Kommunikation und Projektsteuerung
Die tägliche Zusammenarbeit findet innerhalb der Microsoft-365-Umgebung statt. Dazu gehören vor allem:
Microsoft Teams als zentrale Plattform für die interne und teilweise externe Kommunikation und Projektsteuerung;
Outlook für E-Mails, Termine, Wiedervorlagen und die verbindliche Kommunikation mit externen Beteiligten;
SharePoint für die strukturierte Ablage, gemeinsame Bearbeitung und Bereitstellung von Projekt- und Prozessinformationen;
Planner für Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen und Statusübersichten;
Excel für Produktlisten, Bestellübersichten, Kalkulationen, Auswertungen und weitere projektrelevante Arbeitsgrundlagen.
Insbesondere bei Microsoft Teams, Outlook und Excel erwarten wir einen sehr sicheren und strukturierten Umgang.
Bei Excel geht es nicht nur um die grundlegende Bedienung bestehender Tabellen. Du solltest komplexere Vorlagen verstehen, sorgfältig weiterführen und strukturell weiterentwickeln können. Dazu gehört beispielsweise:
bestehende Tabellen um neue Inhalte, Formeln und Auswertungen zu ergänzen;
größere Datenmengen übersichtlich und nachvollziehbar zu strukturieren;
neue Excel-Vorlagen für wiederkehrende Prozesse zu entwickeln;
Formeln, Filter, Sortierungen und bedingte Formatierungen sicher einzusetzen;
Daten auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konsistenz zu prüfen;
Informationen so aufzubereiten, dass sie als verlässliche Arbeits- und Entscheidungsgrundlage dienen.
Künstliche Intelligenz als Bestandteil des Arbeitsalltags
Der verantwortungsvolle Einsatz von künstlicher Intelligenz ist für uns kein optionales Zusatzthema, sondern ein wesentlicher Bestandteil einer zeitgemäßen Arbeitsweise. Aktuell nutzen wir insbesondere ChatGPT, um Informationen zu strukturieren, Prozesse zu analysieren, Texte und Dokumentationen vorzubereiten, wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten und neue Lösungsansätze zu entwickeln.
Da sich KI-Werkzeuge und ihre Einsatzmöglichkeiten kontinuierlich weiterentwickeln, erwarten wir keine abschließend definierte Vorerfahrung. Wichtiger sind Offenheit, Lernbereitschaft und der Anspruch, KI sinnvoll, kritisch und verantwortungsvoll in den eigenen Arbeitsalltag zu integrieren. Datenschutz, Vertraulichkeit und die fachliche Prüfung der Ergebnisse bleiben dabei verbindliche Grundlagen.
Gesucht wird daher keine Person, die lediglich einzelne Programme bedienen kann. Entscheidend ist, dass du digitale Systeme als zusammenhängende Arbeitsumgebung verstehst, Informationen strukturiert pflegst und aktiv dazu beiträgst, unsere Prozesse im Auftragsmanagement transparenter, sicherer und effizienter weiterzuentwickeln.
8. Wie läuft die Einarbeitung in die Unternehmensgruppe, die Projekte und die bestehenden Prozesse ab?
Die Einarbeitung erfolgt persönlich und praxisnah. Eine erfahrene Mitarbeiterin oder ein erfahrener Mitarbeiter begleitet dich beim Einstieg und führt dich schrittweise in die Unternehmensstruktur, die laufenden Interior-Design-Projekte und die zentralen Prozesse des Auftragsmanagements ein.
Zu Beginn lernst du die unterschiedlichen Aufgaben der drei Gesellschaften kennen:
raumstation interior design als Hauptmarke und verantwortliches Unternehmen für Innenarchitektur, Planung und Produktauswahl;
Toni Morello als Tochtergesellschaft für Material- und Produktbeschaffung, Handel und Lieferkoordination;
Trailblazer Works als interne Verwaltungs- und Servicegesellschaft.
Anschließend wirst du mit den wichtigsten Schnittstellen, Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen vertraut gemacht. Dazu gehören insbesondere die Zusammenarbeit mit Vertrieb, Geschäftsführung und Planungsabteilung sowie die Kommunikation mit Bauherrinnen und Bauherren, Herstellern, Lieferanten, Handwerkern, Speditionen und weiteren Dienstleistern.
Die Einarbeitung findet überwiegend anhand konkreter Vorgänge und laufender Projekte statt. Du erhältst Einblick in Angebote, Verträge, Produkt- und Bestelllisten, Lieferprozesse, Rechnungsstellungen und die dazugehörige Dokumentation. Dabei lernst du auch den praktischen Umgang mit SAP Business One, HubSpot, Microsoft Teams, Outlook, SharePoint, Planner und Excel kennen.
Für zahlreiche wiederkehrende Abläufe stehen bereits Vorlagen, Checklisten, Prozessbeschreibungen und Anleitungen zur Verfügung. Gleichzeitig entwickeln sich unsere Strukturen und Systeme kontinuierlich weiter. Deshalb gehört es auch zur Position, bestehende Unterlagen kritisch zu prüfen, fehlende Dokumentationen zu erkennen und gemeinsam mit dem Team weiterzuentwickeln.
Für eine erfolgreiche Einarbeitung sind Eigeninitiative und intrinsische Motivation besonders wichtig. Wir erwarten, dass du dich aktiv mit den Prozessen beschäftigst, Zusammenhänge hinterfragst und offene Punkte nicht nur sammelst, sondern selbstständig ansprichst. Dazu gehört insbesondere:
Fragen frühzeitig und konkret zu stellen;
Informationen und Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren;
dich proaktiv mit den beteiligten Kolleginnen und Kollegen auszutauschen;
bestehende Vorlagen und Anleitungen eigenständig zu nutzen;
dein Wissen schrittweise auf neue Aufgaben und Projekte zu übertragen;
Verbesserungspotenziale in den Abläufen zu erkennen und konstruktiv einzubringen.
Unsere offene und kommunikative Arbeitskultur unterstützt diesen Prozess. Der persönliche Austausch im Studio hilft dabei, kurze Abstimmungswege zu nutzen, Zusammenhänge schneller zu verstehen und früh Sicherheit in den jeweiligen Abläufen zu gewinnen.
Das Ziel der Einarbeitung ist, dass du deinen Verantwortungsbereich zunehmend selbstständig steuerst und zugleich genau einschätzen kannst, wann eine Abstimmung oder gemeinsame Entscheidung erforderlich ist. Du wirst dabei nicht allein gelassen – gleichzeitig erwarten wir die Bereitschaft, deine Einarbeitung aktiv mitzugestalten und Verantwortung für den eigenen Lernfortschritt zu übernehmen.
9. Welche Möglichkeiten habe ich, Prozesse, Strukturen und digitale Arbeitsweisen selbst mitzugestalten?
Für unser Auftragsmanagement bestehen definierte Standards und bewährte Prozesse. Sie schaffen Verlässlichkeit, sichern die Qualität unserer Arbeit und sorgen dafür, dass Angebote, Bestellungen, Lieferungen, Freigaben und Abrechnungen für alle Beteiligten nachvollziehbar bleiben.
Gleichzeitig betrachten wir diese Strukturen nicht als unveränderlich. Wir überprüfen unsere Abläufe regelmäßig und entwickeln sie entsprechend den Anforderungen unserer Projekte, des Teams und der eingesetzten digitalen Systeme weiter. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind ausdrücklich eingeladen, ihre Erfahrungen einzubringen und konkrete Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten.
In dieser Position hast du besonders viele Möglichkeiten zur Mitgestaltung, weil im Auftragsmanagement zahlreiche Schnittstellen zusammenlaufen. Du erkennst unmittelbar, an welchen Stellen Informationen fehlen, Abstimmungen unnötig lange dauern oder wiederkehrende Aufgaben einfacher und sicherer organisiert werden können.
Mögliche Entwicklungsbereiche sind beispielsweise:
die Optimierung von Angebots-, Vertrags-, Bestell- und Lieferprozessen;
die Weiterentwicklung von Excel-Vorlagen, Checklisten und Statusübersichten;
die Definition klarer Übergaben zwischen Vertrieb, Planungsabteilung und Auftragsmanagement;
die Verbesserung von Freigabe-, Kontroll- und Dokumentationsprozessen;
die strukturierte Nutzung von SAP Business One, HubSpot und Microsoft 365;
die Digitalisierung und Automatisierung wiederkehrender Aufgaben;
der verantwortungsvolle Einsatz von KI, insbesondere ChatGPT;
die Erstellung und Weiterentwicklung von Prozessbeschreibungen, Anleitungen und Schulungsunterlagen;
der Ausbau unserer internen Wissensdatenbank und des Onboardings.
Mitgestaltung bedeutet für uns nicht, bewährte Abläufe kurzfristig oder eigenständig zu verändern. Neue Ansätze werden zunächst nachvollziehbar beschrieben, mit den beteiligten Personen abgestimmt und hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Qualität, Zeit, Kosten und Verantwortlichkeiten geprüft. Nach gemeinsamer Freigabe werden sie strukturiert eingeführt, dokumentiert und regelmäßig bewertet.
Innerhalb der Position erhältst du damit die Möglichkeit, den Qualitätsstandard im Auftragsmanagement schrittweise zu erhöhen und gemeinsam mit dem Team neue Standards zu entwickeln. Entscheidend sind ein gutes Prozessverständnis, ein realistischer Blick auf den Arbeitsalltag und die Bereitschaft, aus einer Beobachtung einen konkreten, umsetzbaren Verbesserungsvorschlag zu machen.
10. Wie sind die Zusammenarbeit im Studio und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten geregelt?
Unser gemeinsames Studio ist der zentrale Arbeitsort für diese Position. Wir verstehen Zusammenarbeit als gelebte Arbeitskultur und sind überzeugt, dass Qualität, Verbindlichkeit und ein gemeinsames Verständnis der Projekte vor allem durch den unmittelbaren persönlichen Austausch entstehen.
Das Auftragsmanagement arbeitet an zahlreichen Schnittstellen und steht in engem Kontakt mit der Geschäftsführung, dem Vertrieb, der Planungsabteilung und weiteren internen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern. Kurze Abstimmungswege sind besonders wichtig, weil Rückfragen, Freigaben, Terminänderungen und Abweichungen häufig zeitnah geklärt werden müssen.
Darüber hinaus umfasst die Position Aufgaben, die eine Anwesenheit vor Ort erfordern. Dazu gehören beispielsweise:
die Annahme und Zuordnung eingehender Waren und Lieferungen;
die Kontrolle von Waren auf Vollständigkeit, Ausführung und sichtbare Schäden;
die Dokumentation von Wareneingängen, Abweichungen und Reklamationen;
die Vorbereitung und Koordination des Warenausgangs;
die Abstimmung mit Speditionen, Lieferanten, Handwerkern und Dienstleistern;
die persönliche Zusammenarbeit mit den beteiligten Kolleginnen und Kollegen.
Diese Tätigkeiten können nicht vollständig mobil ausgeführt werden. Deshalb ist die Position grundsätzlich als Präsenzstelle in unserem Studio in Offenbach am Main angelegt.
Nach erfolgreichem Abschluss der Probezeit ist in Abstimmung maximal ein Tag mobiles Arbeiten pro Woche möglich. Voraussetzung ist, dass die aktuellen Aufgaben, Lieferungen, Termine und Projektanforderungen dies zulassen. Mehr als ein mobiler Arbeitstag pro Woche ist für diese Position nicht vorgesehen.
Die überwiegende Zusammenarbeit vor Ort ist für uns keine rein organisatorische Regelung. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Arbeitskultur. Wir möchten Projekte gemeinsam entwickeln, Wissen unmittelbar teilen, Herausforderungen früh erkennen und Entscheidungen im direkten Austausch treffen. Der mobile Arbeitstag ergänzt dieses Modell, ersetzt aber nicht die persönliche Zusammenarbeit im Studio.