Auftragsmanager/in (m/w/d )
Position: Auftragsmanager/in (m/w/d )
Stellenart: Teilzeit/ Vollzeit
Standort: Studio raumstation interior design
Bischofsheimer Weg 27 – 63075 Offenbach
Du hältst Projekte, Prozesse und Menschen zuverlässig zusammen.
Bei raumstation interior design entstehe maßgeschneiderte Interios für private Bauherrinnen und Bauherren im exklusiven Wohnsegment. Wir gestalten Villen, Häuser, Penthäuser und Wohnungen – im Neubau ebenso wie bei der grundlegenden Transformation besonderer Bestandsimmobilien. Unsere Projekte realisieren wir in Deutschland und im europäischen Ausland.
Damit aus einer präzisen Planung ein ebenso präzises realisiertes Interior wird, müssen zahlreiche kaufmännische, organisatorische und logistische Abläufe ineinandergreifen. Angebote und Verträge müssen vollständig vorbereitet, Stundenkontingente verlässlich überwacht, Bestellungen korrekt ausgelöst, Liefertermine auf den Baufortschritt abgestimmt und Rechnungen nachvollziehbar erstellt werden.
Als Auftragsmanager/in übernimmst du eine zentrale Rolle innerhalb dieser Prozesse. Du leitest und koordinierst die operative Auftragsabwicklung innerhalb unserer Unternehmensgruppe und sorgst dafür, dass interne und externe Teams, Bauherrschaft, Lieferanten, Hersteller, Handwerker, Monteure und weitere Dienstleister jederzeit auf einer verlässlichen Grundlage zusammenarbeiten können.
Der Schwerpunkt deiner Tätigkeit liegt bei raumstation interior design. Darüber hinaus übernimmst du einen wichtigen Verantwortungsbereich im Auftrags-, Bestell- und Liefermanagement für Toni Morello. Ergänzend unterstützt du Trailblazer Works bei ausgewählten internen Bestell- und Backoffice-Prozessen.
Deine Rolle bei raumstation interior design.
Im Bereich raumstation interior design steuerst du die kaufmännischen und organisatorischen Abläufe unserer Planungsprojekte. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, dem Vertrieb und unserer Planungsabteilung zusammen und behältst den Überblick über Angebote, Verträge, Leistungsstände, Stundenkontingente, Abrechnungen und offene Entscheidungen.
Dein Ziel ist es, die Planungsabteilung so zu unterstützen, dass unsere Projekte fachlich, zeitlich und wirtschaftlich auf Kurs bleiben. Dafür führst du die relevanten Übersichten, stellst vollständige Projektinformationen bereit und erkennst frühzeitig, wenn vereinbarte Leistungen, Budgets, Kontingente oder Termine gefährdet sind.
Angebote, Verträge und Projektanlage | Du übernimmst insbesondere:
die Erstellung, Prüfung, den Versand und die Nachverfolgung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Vertragsunterlagen;
die Abstimmung von Leistungsumfang, Honorargrundlage, Zahlungsplan, Projektphasen und kaufmännischen Rahmenbedingungen mit der Geschäftsführung, dem Vertrieb und der Planungsabteilung;
die vollständige Anlage und Pflege von Projekt-, Kunden- und Auftragsdaten in den eingesetzten Systemen und Übersichten;
die strukturierte Abbildung unterschiedlicher Vergütungsmodelle – von der Abrechnung nach Stundenaufwand über vereinbarte Honorare und Pauschalfestpreise bis zur prozentualen Honorarermittlung auf Grundlage der Bausumme oder einer vertraglich festgelegten Bezugsgröße;
die Prüfung, ob Leistungsumfang, Honorar, Stundenkontingente, Zahlungsbedingungen, Meilensteine, Nebenkosten und erforderliche Freigaben eindeutig und vollständig dokumentiert sind.
Stunden-, Leistungs- und Projektcontrolling
Du stellst sicher, dass der wirtschaftliche und organisatorische Projektstand jederzeit transparent bleibt. Dazu gehören:
das Führen und Überwachen von Stundenlisten, Leistungsständen, Projektübersichten und vereinbarten Stundenkontingenten;
der regelmäßige Soll-Ist-Abgleich zwischen vereinbartem Leistungsumfang, Projektfortschritt, erfassten Stunden und verfügbarem Restkontingent;
die Sicherstellung einer vollständigen, zeitnahen und nachvollziehbaren Zeiterfassung durch die beteiligten Mitarbeitenden;
die frühzeitige Information an Projektleitung und Geschäftsführung, wenn Stundenkontingente, Budgets oder Termine gefährdet sind;
die Vorbereitung geeigneter kaufmännischer Schritte, beispielsweise eines Zusatzangebots, Nachtrags oder einer Anpassung des Projektplans;
die Erstellung verlässlicher Übersichten und Entscheidungsgrundlagen, damit die Planungsabteilung fachlich, zeitlich und wirtschaftlich auf Kurs bleibt.
Rechnungsstellung und Kommunikation mit der Bauherrschaft
Du begleitest unsere Projekte auch kaufmännisch gegenüber unseren Bauherrinnen und Bauherren. Dabei übernimmst du:
die Erstellung und den Versand von Anzahlungs-, Abschlags-, Teilzahlungs- und Schlussrechnungen entsprechend dem vereinbarten Vertrag, Leistungsstand und Zahlungsplan;
die Prüfung der Rechnungsgrundlagen auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit;
die Berücksichtigung bereits geleisteter Zahlungen, freigegebener Zusatzleistungen und vertraglich vereinbarter Nachträge;
die verständliche und transparente Aufbereitung von Stundenaufstellungen, Leistungsständen und Abrechnungen;
die professionelle Kommunikation zu kaufmännischen und organisatorischen Fragen in Abstimmung mit der Projektleitung;
die Überwachung offener Freigaben, fälliger Rechnungen und erforderlicher Folgeschritte;
die vollständige Dokumentation der vertrags- und abrechnungsrelevanten Kommunikation.
Dein Verantwortungsbereich bei Toni Morello.
Für Toni Morello übernimmst du einen wesentlichen Teil des operativen Auftrags-, Beschaffungs- und Liefermanagements. Du bildest die Schnittstelle zwischen unserer Planungsabteilung, unseren Kunden, Herstellern, Lieferanten, Logistikpartnern, Handwerkern und Monteuren.
Nach Abschluss und Freigabe der Entwurfsplanung erhältst du von der Planungsabteilung eine vollständig geführte Produkt- und Bestellliste. Auf dieser Grundlage übernimmst du die kaufmännische, systemische und logistische Weiterbearbeitung.
Übernahme und Aufbereitung der Planungsdaten
Zu deinen Aufgaben gehören:
die Prüfung der übergebenen Excel- und Produktlisten auf Vollständigkeit, Plausibilität und Freigabestatus;
die Klärung fehlender Produktangaben, Ausführungen, Mengen, Maße, Preise oder Lieferinformationen mit der Planungsabteilung;
die Übertragung und Pflege der freigegebenen Daten in unserem Warenwirtschaftssystem SAP Business One;
die Sicherstellung, dass alle Informationen für Angebot, Vertrag, Bestellung, Lieferung und Abrechnung vollständig und nachvollziehbar vorliegen.
Angebote, Auftragsbestätigungen und Verträge
Auf Grundlage der freigegebenen Planung erstellst und koordinierst du:
Kundenangebote mit den ausgewählten Produkten, Mengen, Preisen und Konditionen;
Auftragsbestätigungen und Vertragsunterlagen;
Zahlungspläne und kaufmännische Projektinformationen;
die Nachverfolgung offener Angebote, Freigaben und Vertragsabschlüsse;
die vollständige und strukturierte Ablage aller verbindlichen Unterlagen;
die Rechnungsstellung gegenüber unseren Kunden vom Projektstart bis zur Schlussabrechnung.
Einkauf und Bestellmanagement
Nach Vertragsabschluss und Vorliegen der erforderlichen Freigaben startest und steuerst du den gesamten Bestellprozess. Dazu gehören:
das Auslösen von Bestellungen über unsere Lieferanten- und Herstellerstrukturen hinweg;
die Prüfung eingehender Auftragsbestätigungen auf Artikel, Ausführung, Material, Farbe, Maße, Menge, Preis, Rabatt, Lieferadresse, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen;
die Abstimmung technischer Details mit der Planungsabteilung, Herstellern, Lieferanten und ausführenden Partnern;
die Klärung von Abweichungen zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung;
die Nachverfolgung von Bestellstatus, Produktionszeiten, bestätigten Lieferterminen, Rückständen und Teilmengen;
die laufende Pflege aller relevanten Informationen in SAP Business One und den ergänzenden Projektübersichten;
die Überwachung der Lieferantenrechnungen und ihre korrekte Zuordnung zu den jeweiligen Kundenaufträgen und Projekten.
Du arbeitest dabei mit hoher Genauigkeit. Bereits kleine Abweichungen bei Maßen, Materialien, Farben, technischen Ausführungen oder Lieferterminen können wesentliche Auswirkungen auf den Projektablauf haben. Deshalb prüfst du Informationen sorgfältig, holst fehlende Freigaben ein und stellst sicher, dass Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Lieferung, Montage und Projektlogistik
Die Lieferung von Möbeln, Leuchten, Armaturen, Materialien und individuell gefertigten Elementen muss sich am tatsächlichen Baufortschritt orientieren. Du koordinierst deshalb:
Liefertermine auf Grundlage des Projektplans und des aktuellen Baufortschritts;
Auslieferungen, Zwischenlagerungen, Teil- und Direktlieferungen;
die Abstimmung mit Kunden, Projektleitung, Speditionen, Dienstleistern, Handwerkern und Monteuren vor Ort;
die Klärung von Lieferadresse, Zufahrt, Zugang, Ansprechpartnern, Entladebedingungen und Lagerkapazitäten;
die Prüfung, ob die Baustelle oder Immobilie zum vorgesehenen Zeitpunkt liefer- und montagebereit ist;
die Terminierung und Koordination erforderlicher Montageleistungen;
die Bearbeitung von Lieferverzögerungen, Fehlmengen, Falschlieferungen, Transportschäden, Reklamationen und Nachlieferungen.
Treten Abweichungen oder Probleme auf, wartest du nicht auf eine Eskalation. Du informierst die relevanten Beteiligten frühzeitig, stellst den Sachverhalt transparent dar und entwickelst gemeinsam mit den zuständigen internen und externen Partnern eine belastbare Lösung.
Dein ergänzender Verantwortungsbereich bei Trailblazer Works.
Für Trailblazer Works übernimmst du in einem kleineren Umfang interne Bestell- und Backoffice-Aufgaben. Dazu gehören insbesondere:
die Beschaffung von Bürobedarf, Lagerbedarf, Arbeitsmitteln und betrieblichen Hilfsmitteln;
die Aufnahme und Bündelung interner Bedarfe;
das Einholen erforderlicher Freigaben;
die wirtschaftliche und termingerechte Auslösung von Bestellungen;
die Überwachung von Lieferungen und Beständen;
die Zuordnung und strukturierte Ablage von Bestell- und Rechnungsunterlagen;
die Kommunikation mit internen Ansprechpartnern und externen Lieferanten;
die Bearbeitung von Abweichungen, Fehlmengen und Reklamationen.
Prozesse, Wissen und Digitalisierung.
Wir verstehen Auftragsmanagement nicht als reine Verwaltung bestehender Abläufe.
Du sollst Prozesse aktiv mitdenken, weiterentwickeln und so aufbauen, dass sie für andere nachvollziehbar, skalierbar und verlässlich anwendbar sind.
Dazu gehören:
die Analyse bestehender Auftrags-, Bestell-, Abrechnungs- und Backoffice-Prozesse;
die Identifikation von Schnittstellenproblemen und Optimierungsmöglichkeiten;
die Standardisierung wiederkehrender Abläufe, Freigaben und Kontrollpunkte;
die Erstellung und Pflege von Prozessbeschreibungen, Flussdiagrammen, Checklisten, Vorlagen, Handbüchern, Leitfäden und Skripten;
der Aufbau und die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Unternehmens-Wissensdatenbank;
die Erstellung verständlicher Videotutorials, beispielsweise mit Loom;
die Mitarbeit an einem strukturierten und verlässlichen Onboarding-Prozess;
die Entwicklung von Onboarding-Unterlagen, Prozessübersichten und Schulungsinhalten für neue Mitarbeitende;
die sinnvolle Digitalisierung und Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.
Du arbeitest sicher mit Microsoft 365, insbesondere mit Teams, SharePoint und Planner. SAP Business One ist ein wesentliches System für das Auftrags- und Bestellmanagement. Digitale Werkzeuge und KI setzt du verantwortungsvoll ein, um Informationen besser zu strukturieren, Abläufe effizienter zu gestalten und die Qualität deiner Arbeit kontinuierlich zu erhöhen.
Was du mitbringst.
Du passt zu uns, wenn du Verantwortung nicht nur übernimmst, sondern aktiv gestaltest.
Du wartest nicht darauf, dass Probleme sichtbar werden, sondern erkennst Zusammenhänge frühzeitig und schaffst Orientierung für alle Beteiligten.
Fachlich bringst du idealerweise mit:
eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation;
Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung, im Projekt- oder Backoffice-Management, im Einkauf, in der Logistik, im Supply Chain Management oder in einem vergleichbaren Bereich;
ein ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis und Sicherheit im Umgang mit Angeboten, Verträgen, Rechnungen, Zahlungsplänen und Budgets;
Erfahrung in der Steuerung von Kundenaufträgen und in der Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern;
ein gutes Verständnis für Einkaufs-, Bestell-, Liefer- und Abrechnungsprozesse;
Sicherheit im Umgang mit Microsoft 365, Teams, SharePoint und Planner;
idealerweise Kenntnisse in SAP Business One, SAP MARIProject oder einem vergleichbaren Warenwirtschafts- beziehungsweise Projektmanagementsystem;
sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
Persönlich zeichnen dich aus:
eine sehr strukturierte, genaue und vorausschauende Arbeitsweise;
ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit;
ein hohes Verantwortungsbewusstsein und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen;
klare, professionelle und wertschätzende Kommunikation;
ein ausgeprägter Servicegedanke gegenüber unseren Bauherrinnen und Bauherren sowie unseren internen und externen Partnern;
die Fähigkeit, auch bei parallelen Vorgängen Prioritäten zu setzen und verlässlich zu handeln;
eine lösungsorientierte Haltung und die Bereitschaft, Probleme aktiv zu klären;
Offenheit gegenüber neuen Technologien, digitalen Werkzeugen und KI-gestützten Arbeitsweisen;
Teamgeist, Eigeninitiative und der Anspruch, den eigenen Verantwortungsbereich kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Was du mitbringst.
Du passt zu uns, wenn du Verantwortung nicht nur übernimmst, sondern aktiv gestaltest.
Du wartest nicht darauf, dass Probleme sichtbar werden, sondern erkennst Zusammenhänge frühzeitig und schaffst Orientierung für alle Beteiligten.
Fachlich bringst du idealerweise mit:
eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation;
Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung, im Projekt- oder Backoffice-Management, im Einkauf, in der Logistik, im Supply Chain Management oder in einem vergleichbaren Bereich;
ein ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis und Sicherheit im Umgang mit Angeboten, Verträgen, Rechnungen, Zahlungsplänen und Budgets;
Erfahrung in der Steuerung von Kundenaufträgen und in der Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern;
ein gutes Verständnis für Einkaufs-, Bestell-, Liefer- und Abrechnungsprozesse;
Sicherheit im Umgang mit Microsoft 365, Teams, SharePoint und Planner;
idealerweise Kenntnisse in SAP Business One, SAP MARIProject oder einem vergleichbaren Warenwirtschafts- beziehungsweise Projektmanagementsystem;
sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
Persönlich zeichnen dich aus:
eine sehr strukturierte, genaue und vorausschauende Arbeitsweise;
ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit;
ein hohes Verantwortungsbewusstsein und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen;
klare, professionelle und wertschätzende Kommunikation;
ein ausgeprägter Servicegedanke gegenüber unseren Bauherrinnen und Bauherren sowie unseren internen und externen Partnern;
die Fähigkeit, auch bei parallelen Vorgängen Prioritäten zu setzen und verlässlich zu handeln;
eine lösungsorientierte Haltung und die Bereitschaft, Probleme aktiv zu klären;
Offenheit gegenüber neuen Technologien, digitalen Werkzeugen und KI-gestützten Arbeitsweisen;
Teamgeist, Eigeninitiative und der Anspruch, den eigenen Verantwortungsbereich kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Eine Rolle, die sich mit unserem Unternehmen weiterentwickelt.
Die beschriebenen Aufgaben bilden den aktuellen Schwerpunkt der Position, sind jedoch nicht abschließend. Unsere Projekte, Systeme, Prozesse und Unternehmensstrukturen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Damit entstehen auch neue Aufgaben und Verantwortungsbereiche.
Wir suchen deshalb eine Persönlichkeit, die bereit ist, neben den beschriebenen Kernaufgaben auch weitere kaufmännische, organisatorische und operative Tätigkeiten zu übernehmen. Dazu können neue Aufgaben innerhalb des Auftragsmanagements, des Backoffice oder angrenzender Unternehmensbereiche gehören.
Du arbeitest dich selbstständig in neue Themen ein, hilfst dabei, bislang nicht oder nur teilweise definierte Abläufe zu strukturieren, und unterstützt dort, wo deine Kompetenz und Kapazität innerhalb der Unternehmensgruppe sinnvoll eingesetzt werden können. Eine flexible und bedarfsgerechte Aufgabenverteilung ist für uns ein wichtiger Bestandteil dieser Position.
Dabei bleibt die Gewichtung klar: Dein fachlicher Schwerpunkt liegt im Auftragsmanagement von raumstation interior design.
Das Auftrags-, Bestell- und Liefermanagement für Toni Morello bildet einen weiteren wesentlichen Bestandteil deiner Rolle. Die Aufgaben für Trailblazer Works und zusätzliche Backoffice-Tätigkeiten ergänzen deinen Verantwortungsbereich in einem kleineren Umfang.
Was dich bei uns erwartet.
Dich erwartet eine verantwortungsvolle Position an einer zentralen Schnittstelle unseres Unternehmens. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, der Planungsabteilung und unseren externen Partnern zusammen und erhältst einen umfassenden Einblick in die Entwicklung und Realisierung hochwertiger Interior-Design-Projekte.
Deine Arbeit schafft die organisatorische und kaufmännische Grundlage dafür, dass aus anspruchsvollen Entwürfen verlässlich realisierte Räume entstehen. Du erhältst den notwendigen Gestaltungsspielraum, um Abläufe zu verbessern, Strukturen aufzubauen und deinen Verantwortungsbereich gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln.
Wir suchen keine Person, die lediglich Vorgänge verwaltet. Wir suchen eine Persönlichkeit, die Zusammenhänge erkennt, Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass Qualität nicht dem Zufall überlassen bleibt.
Diesen Abschnitt kannst du am Ende der Stellenbeschreibung einsetzen:
Rahmenbedingungen
Position: Auftragsmanager/in (m/w/d)
Umfang: Teilzeit/ Vollzeit
Standort: Studio raumstation interior design, Bischofsheimer Weg 27, 63075 Offenbach am Main
Start: ab sofort oder nach Vereinbarung
Vertragsart: Festanstellung
Gehaltsrahmen: 37.500–45.000 EUR brutto pro Jahr, abhängig von Erfahrung, Qualifikation und Verantwortungsumfang
Dein Bewerbungsprozess.
Sende uns bitte deinen Lebenslauf, relevante Zeugnisse und deinen möglichen Startzeitpunkt per E-Mail an:
Ein klassisches Anschreiben benötigen wir nicht. Uns ist jedoch wichtig zu erkennen, wie intensiv du dich mit raumstation interior design, unserer Arbeitsweise und der ausgeschriebenen Rolle auseinandergesetzt hast.
Schreib uns deshalb bitte einige kurze, aber konkrete Zeilen dazu:
warum dich eine verantwortungsvolle Schnittstellenposition im Auftragsmanagement eines Interior-Design-Studios interessiert;
was dich an raumstation interior design, unserer Haltung und der Art unserer Projekte anspricht;
welche kaufmännischen, organisatorischen, kommunikativen oder digitalen Fähigkeiten du besonders einbringen möchtest;
welche Erfahrungen du in der Auftragsabwicklung, im Einkauf, in der Rechnungsstellung, im Projektcontrolling oder in der Koordination von Lieferanten und Dienstleistern mitbringst;
wie du Verbindlichkeit, Genauigkeit, vorausschauende Organisation und professionelle Kommunikation gegenüber anspruchsvollen Bauherrinnen und Bauherren verstehst;
wie du digitale Werkzeuge, Warenwirtschaftssysteme oder KI bereits nutzt, um Abläufe transparenter, sicherer und effizienter zu gestalten.
Diese kurze Einordnung hilft uns, neben deinem Lebenslauf auch deine Haltung, dein Verständnis für die Position und deine Art zu denken und zu arbeiten kennenzulernen.
Gleichbehandlung und Datenschutz
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer oder sozialer Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung, geschlechtlicher Identität oder Lebensmodell. Entscheidend sind deine Qualifikation, deine Haltung, deine Arbeitsweise und die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.
Informationen zur Verarbeitung deiner Bewerbungsdaten findest du in unserer Datenschutzerklärung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Bewerbungen findet nicht statt.